会社から出る紙ごみの中には重要書類や機密文書がありますが、機密事項が記載されているのでそのまま廃棄するのは心配ですね。

安全に廃棄するにはどのように処理すればよいのでしょうか？

こちらのコラムでは、機密文書の廃棄方法について解説いたします。

機密文書の扱い

事業の活動において重要度が高い事項が記載された重要書類などは、廃棄する際の取扱いに注意が必要ですね。

個人情報、社外秘などの情報が誤って漏洩してしまうと、企業に何かしらの不利益や被害が起きる可能性があります。

事業所から排出される廃棄物は事業系廃棄物として、事業系一般廃棄物と産業廃棄物に分けられます。

文書は紙ですから、廃棄物分類としては「紙ごみ」として扱い、産業廃棄物分類に定められた人体に有毒なものではありませんので、事業系一般廃棄物となります。

廃棄の方法は？

紙くずなので焼却することも可能ですが、もちろん野焼きをしてはいけません。

適切な焼却設備が必要になりますので、一般的な会社ではあまり現実的ではありませんね。

安全で一般的な機密文書の廃棄方法は２つあります。

・シュレッダー処理／シュレッダーで細かく裁断してから一般廃棄物として処理業者に委託します。

ただ、ホチキスやクリップを外すなどの手間がかかりますし、シュレッダーにかけたとしても復元の可能性はゼロではありません。

・溶解処理／専門の処理業者によって書類を溶解します。

ホチキスやクリップを外さずにそのまま処理できる業者もあります。

廃棄する際の注意点

情報漏洩のリスクを回避するためには、機密文書を専門に扱っている業者へ依頼することをお勧めします。

溶解してしまえば復元の心配はありません。

ただし、情報漏洩の対策をしっかり行なっている業者でないと、収集運搬時に漏洩の恐れが無いとも言い切れません。

実際に廃棄処理する場に立ち会うことはできませんから、機密文書が正しく廃棄されたことを証明する「廃棄証明書」を処理業者から発行してもらいましょう。

情報の価値が高まっている時代に、情報漏洩は企業にとっては重大なリスクです。

確実に正しく廃棄処理するために、情報漏洩に対する管理や対策をしっかり行い信頼できる業者に依頼しましょう。

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